06 508 12 650
info@sherpa-advocatuur.com

Kantoorklachtenregeling Sherpa advocatuur

Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder
– klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt/ opdrachtgever jegens de advocaat/ opdrachtnemer over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening, de hoogte van de declaratie, het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
– klager: de cliënt/ opdrachtgever, diens vertegenwoordiger of een derde met een rechtstreeks belang die een klacht kenbaar maakt;
– klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Mr. E.C. Meure h.o.d.n. Sherpa advocatuur en de cliënt/ opdrachtgever.
2. Klachten van een schuldenaar over Sherpa advocatuur als verrichter of aanbieder van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden vallen ook onder het bereik van deze klachtenregeling, als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onderdeel b, en artikel 14, derde lid, van de Wet kwaliteit incassodienstverlening.
3. Sherpa advocatuur draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van klagers vast te stellen;
c. voorzien in een wettelijke plicht, behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht of de schuldenaar jegens advocaten bij het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2.Sherpa advocatuur heeft in de overeenkomst van opdracht via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Nederlandse rechter.

Artikel 5 interne klachtprocedure
1. Indien een klager het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. A. Heijink of mr. K. Centen – Mölgaard van Heijink & Centen advocaten, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.

5.     Privacy statement

Privacy statement
Sherpa advocatuur, gevestigd te (1271 CE) Huizen aan de Naarderstraat 3, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Sherpa advocatuur respecteert privacy en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon.

Persoonsgegevens
Sherpa advocatuur kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van Sherpa advocatuur, en/ of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan Sherpa advocatuur verstrekt.
Sherpa advocatuur kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens
verwerken:

  • Adresgegevens (naam, adres en woonplaats)
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Dossiergegevens

Doel en grondslag
Sherpa advocatuur verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

  • het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst het voeren van (gerechtelijke) procedures
  • het verzenden en innen van declaraties
  • advisering, bemiddeling en verwijzing
  • voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen
  • marketing- en communicatie activiteiten

Sherpa advocatuur verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • Op basis van het nakomen van wettelijke verplichtingen
  • Op basis van uitvoering van een overeenkomst
  • Op basis van een gerechtvaardigd belang
  • Op basis van uw toestemming

Bewaartermijn

  • Sherpa advocatuur bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. De duur van het bewaren van persoonsgegevens verschilt per situatie:
    o Indien er een overeenkomst met u tot stand is gekomen, bewaart Sherpa advocatuur uw gegevens en dossiergegevens minimaal 5 en maximaal 20 jaar.
    o Administratieve gegevens en overige gegevens worden bewaard tot maximaal 7 jaar na het betreffende boekjaar.

Delen met anderen

  • Sherpa advocatuur verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of ter bescherming van een gerechtvaardigd belang, met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden.
  • Met bedrijven die uw gegevens verwerken in opdracht van Sherpa advocatuur, sluit Sherpa advocatuur een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Recht op inzage, correctie en verwijdering
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Sherpa advocatuur en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@sherpa-advocatuur.com  onder vermelding van uw voor- en achternaam, adres en telefoonnummer.
Sherpa advocatuur zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
Sherpa advocatuur wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
De hiervoor genoemde rechten van betrokkenen gelden niet, indien deze indruisen tegen de voor onze beroepsgroep geldende geheimhoudingsverplichtingen.

Beveiliging
Sherpa advocatuur neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van Sherpa advocatuur maakt gebruik van een SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
Tevens maakt Sherpa advocatuur gebruik van beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall om uw persoonsgegevens te beveiligen.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Sherpa advocatuur verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via info@sherpa-advocatuur.com
Sherpa advocatuur is als volgt te bereiken:

Aanpassen privacyreglement
Sherpa advocatuur behoudt zich het recht voor dit privacyreglement eenzijdig aan te passen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd. Sherpa advocatuur verzoekt u dan ook om het privacyreglement regelmatig te bekijken, zodat u geïnformeerd blijft.